GARE

Indagine di mercato per manifestare l’interesse per la partecipazione alla procedura negoziata, senza bando, ai sensi dell’art. 1, comma 2, lett. b), D.L. 76/2020 conv. in L. 120/2020 come modificato dall’art. 51 della L. 108/2021 di conv. del D.L. n. 77/2021 per l’affidamento dei servizi di PCO (Professional Congress Organizer) di un evento di ampia portata nel settore della Scienza della Vita.

Importo massimo presunto per l’intera durata dell’appalto € 185.000,00 € (euro centottantacinquemila/00) al netto dell’IVA ai sensi di legge e non soggetti a ribasso d’asta.

Pubblicato in data: 31.05.2023

Termine di scadenza per la presentazione delle manifestazioni di interesse: 14.06.2023 entro e non oltre le ore 12:00.

Il Polo Tecnologico Alto Adriatico “Andrea Galvani”, ente gestore del Cluster Scienze della Vita (di seguito “Cluster”) è stato incaricato dalla Regione Friuli Venezia Giulia di realizzare un evento di portata nazionale ed internazionale nei settori delle Scienze della Vita finalizzato a promuovere l’innovazione, a presentare nuove tecnologie emergenti o soluzioni innovative e conseguentemente a diffondere progetti, processi e servizi innovativi al fine di favorire la crescita dell’ecosistema Scienze della Vita del Friuli Venezia Giulia e, conseguentemente, intende procedere all’affidamento mediante procedura negoziata, senza bando, dei servizi di PCO (Professional Congress Organizer) ai sensi dell’art. 1, comma 2, lett. b) della L. 120/2020, come modificato dalla L. 108/2021, in esito ad indagine di mercato esperita mediante Avviso pubblicato sia sul proprio sito istituzionale che sulla Piattaforma telematica E-Appalti FVG.

Si precisa che il presente Avviso è finalizzato al perfezionamento dell’indagine di mercato, ovvero all’individuazione di almeno 5 (cinque) operatori economici, in possesso dei requisiti di seguito indicati, che saranno invitati alla successiva procedura negoziata tramite specifica richiesta di offerta, RDO tramite E-Appalti FVG per l’esecuzione dei servizi in oggetto e ciò nel pieno rispetto dei principi di imparzialità, parità di trattamento, trasparenza, economicità, efficacia, tempestività e proporzionalità. Esso ha quindi natura meramente esplorativa, non dà diritto ad alcuna forma di remunerazione neanche a titolo di rimborso spese, non vincola in alcun modo il Cluster Scienze della Vita che si riserva di interrompere o sospendere il procedimento avviato e senza che ciò possa ingenerare negli operatori economici alcun affidamento rispetto al successivo invito alla procedura negoziata.

Si elencano di seguito le informazioni relative al servizio oggetto della successiva procedura negoziata necessarie agli operatori economici ai fini della loro partecipazione alla presente manifestazione di interesse.

1. Stazione appaltante.

Polo Tecnologico Alto Adriatico “Andrea Galvani”, ente gestore del Cluster Scienze della Vita

Via Via Roveredo 20/b  - 33170 PORDENONE

Tel. 0434 504411; fax 0434 504410; www.polotecnologicoaltoadriatico.it.

2. Oggetto della successiva procedura negoziata.

L’appalto consiste nell’affidamento dei servizi di PCO (Professional Congress Organizer) dell’evento che avrà luogo a Trieste indicativamente tra fine ottobre e metà novembre 2023 con l’obiettivo di attrarre imprese, startup, talenti e competenze per facilitare la creazione di partnership tra aziende e proporre il territorio regionale come un’area geografica di interesse per i settori delle Scienze della Vita.

L’Evento si svolgerà in una location in grado di ospitare almeno 400 persone e dotata degli opportuni spazi congressuali ed espositivi.

Le due giornate si articoleranno in conferenze, tavole rotonde, workshop, spazi espositivi, brokerage event e sessioni specifiche di presentazioni di startup o imprese innovative. Le tavole rotonde, con 5-10 relatori, coinvolgeranno esperti di diversi campi, anche su tematiche di rilevanza sociale. I workshop vengono intesi come sessioni di lavoro pratiche, con 1-3 relatori. Gli spazi espositivi di aziende, startup, università ed enti di ricerca con eventuali presentazioni di nuove tecnologie o soluzioni nel campo delle Scienze della Vita rappresentano una opportunità per favorire incontri, unitamente alle sessioni specifiche di presentazione startup e al brokerage event.

Il PCO dovrà realizzare le seguenti attività:

• lavorare a stretto contatto con il Cluster e occuparsi della fase organizzativa pre congressuale e della gestione dell’evento fino al termine dello stesso;


• coordinarsi con il Cluster e con gli altri esecutori: il gestore degli spazi e con la terza parte che curerà i contenuti dell’evento e del programma;


• garantire la propria presenza presso la struttura congressuale nel corso dello svolgimento dell’evento e provvedere alla risoluzione di eventuali contrattempi e problematiche;


• fornire al Cluster un cronoprogramma che evidenzi in dettaglio la tempistica definita e che scandisca le fasi organizzative dall’affidamento dell’incarico alla conclusione di tutte le attività previste inclusa l’individuazione di eventuali criticità;


• fornire al termine dell’evento un bilancio finale relativo all’organizzazione dell’evento;


• occuparsi della comunicazione, promozione, inviti, sito web, ufficio stampa. In dettaglio:

• realizzazione e gestione di un sito web dedicato dell’evento con le seguenti caratteristiche minime:
  
  
  
  • descrizione evento e location;
  
  
  • link al sistema di iscrizione o modulo di iscrizione compreso sul sito;
  
  
  • link piattaforma matching “b2match”;
  
  
  • spazio per lo streaming delle sessioni plenarie ( le riprese video delle sessioni plenarie sono a cura del gestore degli spazi);
  
  
  
  


• allestimento e gestione piattaforma “b2match” (opzionale);


• definizione, progettazione linea grafica e realizzazione:
  
  
  
  • creazione immagine coordinata (eventuale logo incluso) e declinazione dell’immagine coordinata per:
    
    
    
    • grafica di allestimento interno ed esterno della sede congressuale e stand (vetrofanie, striscioni, totem banconi, fondale, pannello mappa stand, grafica stand, badge, cartellonistica interna ed esterna);
    
    
    • materiale grafico per uso on line e cartaceo a fini promozionale istituzionale e informativo (cartelline, carta intestata, social network, sito web, inviti, programma e locandine, save the date, penne, shopper);
    
    
    
    
  
  
  • stampa di cartelline indicativamente 600 carta intestata, inviti 1000, programma e locandine 1000, badge (completo di porta badge) 600, penne personalizzate con il logo/ immagine coordinata 500 e shopper personalizzate con il logo/ immagine coordinata 500. I numeri descritti sono da ritenersi indicativi;
  
  
  • invio al gestore degli spazi degli impianti relativi a: vetrofanie, striscioni, totem banconi, fondale, pannello mappa stand, cartellonistica interna ed esterna, grafica stand. Il gestore provvederà alla stampa e messa in opera dei suddetti elementi;
  
  
  
  


• Ufficio stampa per promozione dell’evento su stampa ed altri canali locali e nazionali;


• gestione profili social del Cluster (LinkedIn e Twitter) per la sola promozione dell’evento e in coordinamento col Cluster e campagna ADV;


• servizio fotografico dell’evento


• servizio video dell’evento per la messa in onda di un filmato conclusivo a fine evento.

• Occuparsi dell’attività di segreteria organizzativa e logistica:
  
  
  
  • gestione iscrizioni partecipanti;
  
  
  • gestione eventuale servizio transfer dal centro di Trieste al luogo del convegno;
  
  
  • gestione cachet ed ospitalità relatori – ospiti (indicativamente 60 tra relatori e ospiti): Il PCO dovrà proporre i piani di ospitalità e viaggio per i relatori Invitati, e ospiti e procedere alla prenotazione di relativa biglietteria aerea, ferroviaria e prenotazioni alberghiere, servizio transfer. I costi relativi ai viaggi, al trasporto, al soggiorno dei relatori e ospiti, nonché   saranno direttamente a carico del Cluster; i cachet dei relatori sono gestiti ed in carico al PCO.
  
  
  • gestione stand (preallestiti dal gestore dell’infrastruttura) e rapporti con gli espositori, una volta che il Cluster ne avrà definito l’assegnazione.
  
  
  
  


• Occuparsi del servizio di tesoreria e segreteria amministrativa:
  
  
  
  • contabilità entrate e uscite con aggiornamento mensile dell’avanzamento dei dati consuntivi, confrontati con i valori previsti a budget;
  
  
  • pagamento di tutte le forniture.
  
  
  
  


• Coordinarsi con il gestore degli spazi per la segnaletica e cartellonistica interna ed esterna, negli spazi comuni e all’interno delle sale ed allestimenti vari, come precedentemente descritto.

Si precisa che il subappalto è ammesso secondo quanto previsto dall’art. 105 del D.Lgs. 50/2016.

 

3. Tempo di esecuzione del servizio.

Il contratto decorre dalla data di comunicazione dell’affidamento sino al termine del servizio oggetto di affidamento.

In particolare per l’esecuzione del servizio indicato all’articolo che precede il PCO dovrà rispettare tassativamente le seguenti tempistiche:

• istituzione del Comitato Organizzatore entro fine giugno 2023;


• consegna al Cluster del dettaglio dell’organizzazione dell’evento completo di cronoprogramma entro il 07.07.2023;


• relazione intermedia in merito ai servizi eseguiti entro il 05.09.2023;


• organizzazione e gestione dell’evento nelle giornate indicativamente a fine ottobre/metà novembre 2023;


• relazione finale entro 10 giorni dalla fine dell’evento.

 

4. Corrispettivo e modalità di riconoscimento dello stesso.

Il corrispettivo complessivo per l’esecuzione dei servizi in oggetto è pari ad € 185.000,00 (euro centottantacinquemila/00), IVA esclusa al netto dell’IVA ai sensi di legge e non soggetti a ribasso d’asta.

Il corrispettivo verrà saldato con le seguenti modalità:

• acconto del 20% in occasione dell’avvio del servizio;


• secondo acconto del 20% al 31.08.2023 previa verifica delle prestazioni eseguite;


• saldo del 60% al termine dell’evento.

5. Criterio di aggiudicazione della successiva procedura negoziata.

L’appalto verrà aggiudicato, a seguito di specifica procedura negoziata, con l’applicazione del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo ai sensi dell’art. 95, comma 3 del D.Lgs. 50/2016.

6. Requisiti di partecipazione e di idoneità professionale per la presentazione della manifestazione di interesse.

I soggetti di cui all’art. 45 del D.Lgs. 50/2016 possono presentare la manifestazione di interesse dichiarando:

1. il possesso dei requisiti di ordine generale di cui all’art. 80, D.Lgs. 50/2016 e s.m.i. e la capacità a contrarre con la pubblica amministrazione;


2. idoneità professionale: iscrizione al Registro della Camera di Commercio per l’attività coincidente con il servizio in oggetto;


3. capacità economico-finanziaria: aver realizzato complessivamente, nel settore oggetto dell’appalto, nei tre migliori bilanci degli ultimi 5 esercizi (2018-2022) un fatturato complessivo almeno pari ad € 2.500.000,00 (euro duemilionicinquecentomila/00);


4. capacità tecnico-professionale: aver eseguito, negli ultimi cinque anni antecedenti alla pubblicazione della presente indagine di mercato, almeno due eventi analoghi a quello in oggetto con almeno 300 partecipanti.

Si precisa che l’operatore economico che ha fatto pervenire la manifestazione di interesse in riscontro al presente Avviso avrà la facoltà, ai sensi dell’art. 48, comma 11, D.Lgs. 50/2016, di presentare il preventivo per sé o quale mandataria di operatore riunito, secondo le modalità che saranno indicate nella richiesta di offerta (RDO).

7. Presentazione delle candidature alla presente manifestazione di interesse.

La manifestazione di interesse, resa utilizzando l’allegato sub n. 1 e l’allegato alla stessa reso utilizzando preferibilmente l’allegato sub n. 2, dovranno essere presentati esclusivamente mediante la piattaforma telematica E-Appalti FVG entro il termine perentorio delle ore 12:00 del giorno 14.06.2023.

Qualunque operatore economico in possesso dei requisiti richiesti può registrarsi nella piattaforma telematica E-Appalti FVG al seguente indirizzo: https://eappalti.regione.fvg.it e presentare la propria candidatura.

NON SARANNO PRESE IN CONSIDERAZIONE LE MANIFESTAZIONI DI INTERESSE PRESENTATE CON MEZZI DIVERSI DALLA PIATTAFORMA TELEMATICA E-APPALTI FVG.

8. Individuazione degli operatori economici da invitare alla procedura negoziata.

Laddove il numero di manifestazioni di interesse dei candidati in possesso dei requisiti richiesti e come sopra indicati fosse superiore a 5 (cinque) i candidati verranno individuati mediante scelta motivata del RUP nel rispetto dei principi di trasparenza, concorrenza e più specificamente tenendo conto dei seguenti parametri, che dovranno essere descritti utilizzando preferibilmente l’Allegato n. 2.

In particolare verranno utilizzati i seguenti parametri:

a. Solidità e Affidabilità dell’operatore economico accertata in base:

• al numero di dipendenti a tempo indeterminato alla data del 30.04.2023;


• al rapporto tra i tempi indeterminati e determinati alla data del 30.04.2023.

Si precisa che nel caso in cui manifestasse l’interesse un operatore economico plurisoggettivo per l’applicazione di questo parametro si terrà conto di tutti i dipendenti degli operatori economici.

Per accertare la solidità e affidabilità degli operatori economici si terrà conto della seguente modulazione del giudizio:

 

GIUDIZIO - PARAMETRO NUMERICO

OTTIMO - 20

BUONO - 15

DISCRETO - 10

SUFFICIENTE - 5

MINIMO  - 0

Per l’affidamento dei parametri numerici si procederà alla distribuzione dei valori indicati nelle manifestazioni di interesse secondo curva di Gauss e alla relativa ripartizione del range complessivo così ottenuto in cinque blocchi assicurando a ciascuno di essi il relativo giudizio in modo proporzionale (in sostanza, gli operatori economici che presentano i valori più bassi = MINIMO, gli operatori economici che presentano i valori più alti = OTTIMO).

b. Idoneità operativa rispetto al luogo di svolgimento dell’evento (impatto ambientale)

Il punteggio verrà assegnato sulla base del seguente elenco contenente la distanza tra l’indirizzo preciso della sede legale e/o operativa e Piazza Unità d’Italia presa a riferimento quale centro della città di Trieste (la distanza chilometrica verrà calcolata con Google Maps attraverso le risultanze del percorso più breve, arrotondata per difetto al numero intero più vicino):

fino a 150 km (compresi) – 20,00 punti;

da 150 km a 250 km (compresi) – 15,00 punti;

da 250 km a 400 km (compresi) – 10,00 punti.

Oltre 400 km – 0 punti

c. Curriculum indicante esperienze pregresse nel settore

Il concorrente dovrà allegare alla propria manifestazione di interesse da un minimo di una ad un massimo di tre schede utilizzando il Allegato n. 2 (allegato al presente avviso), dalle quali si evinca la precedente esperienza

Aver organizzato negli ultimi 5 anni eventi analoghi con almeno 300 partecipanti - l’operatore economico dovrà illustrare al massimo 3 (tre) esperienze pregresse.

Rispetto ai contenuti delle schede allegate il Polo Tecnologico attribuirà un punteggio variabile da 1,00 a 10,00 punti secondo l’intensità dell’esperienza maturata nell’ambito in questione tenuto altresì conto dell’analogia del servizio eseguito rispetto a quello da eseguire.

A parità di punteggio complessivo, verrà data preferenza al concorrente che avrà l’esperienza pregressa che ha ottenuto il maggior punteggio.

In caso di parità di punteggio complessivo assoluta il Polo Tecnologico si riserva di applicare il sorteggio in presenza di due testimoni al fine dell’individuazione dei 5 (cinque) operatori economici da invitare alla successiva procedura negoziata.

9. Informazioni e comunicazioni.

Qualsiasi informazione può essere richiesta utilizzando il sistema di messaggistica presente nella piattaforma telematica E-Appalti FVG entro e non oltre tre giorni prima del termine di scadenza per la presentazione delle manifestazioni di interesse.

Le richieste di informazioni e le comunicazioni in riscontro alle stesse da parte del Polo Tecnologico Alto Adriatico “Andrea Galvani”, ente gestore del Cluster Scienze della Vita saranno resi direttamente nella piattaforma all’area messaggi della sezione “Avvisi in area pubblica”.

10. Responsabile Unico del procedimento.

Il Responsabile Unico del Procedimento ai sensi dell’art. 31, D.Lgs. 50/2016 è il ing. Giovanni Francesco Scolari, email: [email protected].

11. Trattamento dei dati personali.

Il Polo Tecnologico Alto Adriatico “Andrea Galvani”, ente gestore del Cluster Scienze della Vita dichiara di operare in conformità con quanto prescritto dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio "relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)", per finalità unicamente connesse alla indagine di mercato in oggetto.

 

LE MANIFESTAZIONI DI INTERESSE DEVONO AVVENIRE OPBBLIGATORIAMENTE ATTRAVERSO LA PIATTAFORMA EAPPALTI FVG 

 

NOMINA COMMISSIONE DI VALUTAZIONE

Procedura negoziata, senza bando, ai sensi dell’art. 1, comma 2, lett. b) della L. 120/2020 come modificata dalla L. 108/2021 per l’affidamento dei servizi di PCO (Professional Congress Organizer) di un evento di ampia portata nel settore delle Scienze della Vita.

 

CUP: G57G23000040005.

CIG: 9926952BEE

 

Composizione commissione giudicatrice.

Con riferimento al bando in oggetto, si comunica che la Commissione giudicatrice appositamente nominata con

deliberazione del Presidente  del 10.07.2023 è composta dai seguenti membri:

• ing. Giovanni Francesco Scolari, direttore del Polo Tecnologico Alto Adriatico, in qualità di Presidente;


• dott.ssa Ketty Segatti, della Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia, in qualità di commissario;


• dott. Stefano De Monte, dipendente del Polo Tecnologico Alto Adriatico, in qualità di commissario;


• dott. Anna Bellina, dipendente di Polo Tecnologico Alto Adriatico, quale segretario verbalizzante.

 

All.ti:

- cv Segatti;

- cv Scolari;

- cv De Monte.